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Reunião online, otimize tempo! Dicas.

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Reunião Online, Otimize Tempo! Dicas.

Reunião online, otimize tempo! É interessante o fato do ser humano voltar às raízes, ao invés de tentar se libertar delas. Acompanhando a evolução dos tempos, percebemos que o homem saía da “caverna”, em busca de alimentos, e com o passar do tempo isso passou a ser ainda mais frequente; com a expansão das fábricas, indústrias e etc., o homem passou a viver a maior parte do tempo fora de sua residência.

Com o avanço da tecnologia e as possibilidades ofertadas por ela, assim como o aumento da insegurança, este quadro tem mudado cada vez mais, o que faz com que as pessoas saiam cada vez menos de casa. Podemos dizer com propriedade que não só a violência, como também o stress gerado pelo trânsito e a  perda de tempo, contribuem e muito para este novo cenário.

As pessoas têm investido cada vez mais no conforto dentro de casa, criando espaços agradáveis e aconchegantes. Buscando adaptar tanto o laser, como o trabalho e a vida social no ambiente doméstico.

Hoje, quem possui o mínimo de estrutura em casa, como uma boa internet, um telefone acessível entre outros meios, consegue administrar bem o seu tempo, trazendo para perto os acontecimentos, agendando reuniões via skype, conferências e etc., sem contar o tempo que se economiza, evitando o trânsito, o stress e os riscos por exposição nas ruas, o que tem se transformado em um caos ultimamente.

Sou muito adepta a reuniões via skype, mesmo sendo muito comunicativa e adorando contato com as pessoas. Agindo assim, otimizo meu tempo, o tempo dos outros e sinto que consigo atender mais compromissos da minha agenda, sem contar a redução do estresse e a exposição.

Antes eu conseguia uma média de duas reuniões produtivas por dia, devido ao deslocamento, hoje faço umas quatro reuniões bem feitas. Quanto ao contato com as pessoas que é imprescindível? Prefiro agendar um café para uma boa prosa.

Mas para se adaptar a este estilo de vida, é preciso muito mais que tecnologia e condições favoráveis.

Reunião online, otimize tempo. Mas não basta fazer, é preciso ter disciplina:

  • Seja pontual– Jamais se atrase para uma reunião online. Isso denota falta de compromisso e irresponsabilidade com o outro que estará a sua disposição em algum lugar. Confirme com um dia de antecedência, depois duas horas antes.
  • Seja cortês– Caso aconteça do outro atrasar para o encontro online, jamais diga de maneira indelicada: “Estou te esperando há um tempo aqui.” Entenda o motivo que certamente será dado e seja educado(a).
  • Estabeleça o tempo– Já no início da reunião, negocie o tempo que será necessário para a mesma(início e fim), respeitando assim o seu tempo e o tempo da pessoa que estiver do outro lado.
  • Evite ruídos– Certifique-se de que o canal de comunicação que utilizará esteja 100%, evitando assim o constrangimento de “cair” no momento da fala, ou mesmo transmitir ruídos no decorrer do encontro online.
  • Anote sempre– Tome nota de todos os detalhes que serão discutidos na reunião.
  • Desligue-se de tudo– Busque um ambiente tranquilo, sem interrupções, telefone tocando, campainha chamando, crianças por perto, cachorro latindo, pessoas passando atrás da câmera e conversando nas proximidades. Desligue tvs, coloque celulares no silencioso, garanta um ambiente profissional no momento da reunião online.
  • Evite distração– Evite brincadeiras, dispersão, como pegar um copo de água, café e etc. Mantenha tudo nas proximidades, evitando ficar levantando toda hora. Nada impede que tome algo, mas seja discreto (a).
  • Evite comer– Não é porque está online que pode ficar mascando chicletes e  comendo no momento da reunião, isso é indelicado.
  • Cuide da imagem– Vista-se como se estivesse indo ao encontro do cliente. Evite usar roupas de ficar em casa, roupão, pijamas então, nem pensar. Cabelos devem estar perfeitos, maquiada de preferencia, afinal, você nunca sabe como estará a sua imagem do outro lado da câmera. Faça uma selfie para se ter uma ideia de como estará no momento.
  • Tenha postura– Quando você se propôs a fazer a reunião online, se comprometeu com a outra parte, sendo assim, evite ficar lendo emails, durante a reunião, falando no face ou dando aquela espiadinha no WhatsApp. É óbvio que a pessoa do outro lado vai perceber que não está focado(a).
  • Estabeleça um novo encontro– Ao finalizar a reunião online, deixe um próximo encontro agendado, para que não haja dispersão ou mesmo para que não percam o foco no projeto iniciado.
  • Seja transparente– Caso a outra parte demonstre todas as falhas citadas acima, como falta de foco, dispersão e etc., seja honesto e solicite sua atenção de maneira mais comprometida, porém, com delicadeza e simpatia. O bom da vida é que podemos escolher como e com quem queremos conversar produtivamente.

Otimize seu tempo, sofra menos estresse e corra menos riscos. Torne-se adepto(a) à reuniões online. Observe como terá mais qualidade de vida e tempo.

Veja dicas: Faça bom uso desta ferramenta fantástica que é o “Encontro Online” e observe como obterá mais qualidade de vida!

Leia também: Cuide para não comprometer a sua imagem nas redes sociais!

Abraços,

Claudia Menezes.

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2 Comentários

  1. Rose Rosa

    21/05/2015 at 17:29

    Isso é bem prático para quem trabalha tanto dentro de casa como em empresas , pois otimiza o tempo de todos , que ultimamente está tão difícil o deslocamento de um lugar até outro né , mas também tem que dosar porque se não o contato físico com essas pessoas nunca vai existir ..

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    • Claudia

      18/06/2017 at 19:23

      Olá Rose, verdade, por um lado otimiza tempo, custo e stress, mas por outro, acaba nos privando de um contato mais próximo. Obrigada pelo comentário pertinente e preciso. Abraços!

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